Mycket faller på plats med frivilliga möten – jag älskar dem. Man tvingas till en tydlighet som inte behövs när möten är tvingande och de frigör ofta massor av tid. Många gånger går människor på möten som de har blivit kallade till utan att ha en aning om vad syftet med mötet är, varför de blivit kallade eller vad de själva ska bidra med. Frivilliga möten råder bot på det. Frivilliga möten ställer också krav på tydlighet i syfte och innehåll så att alla vet varför de ska komma. Och de ställer krav på nytta, att mötet ger något, annars dyker helt enkelt inte så många upp.
Frivilliga möten innebär att de som vill får komma, du blir inte kallad. Eller rättare sagt, alla blir kallade. Du kan också lämna mötet när du tycker att du inte kan bidra längre, eller när ett möte inte ger dig något. Du sitter inte kvar på meningslösa möten när du tycker att du kan göra bättre saker med din tid och ditt liv.
Mycket blir enklare med frivilliga möten. Du för ut ansvar till medarbetarna att själva disponera sin tid på saker de tycker är viktiga. Onödiga möten som man bara sitter av kommer troligtvis försvinna på sikt och det är också ett sätt att locka medarbetare att själva kliva in i nya projekt, i stället för att sitta och vänta på att bli tillfrågade att vara med.
En viktig regel är att om man inte deltar i ett möte har man gett förtroendet till sina kollegor som deltar att bestämma. Man kan inte kliva in efteråt och säga ”Vad är det här för skit?”. Att stå utanför och sedan kliva in och kritisera vad andra gjort är, som jag sagt tidigare, en ganska feg strategi. Du utsätter dig inte för något och att bara vara kritiskt är inte så svårt. Självklart får man ge konstruktiv kritik om man ser att något riskerar att stjälpa företaget etc. Men inte bara för att man tycker att något är fult, fel, dumt.
Viktigt med möteshyfs. Gör inte en kort resumé över vad som har sagts om några väljer att vara sena och droppa in lite efter hand. Fortsätt bara mötet, enbart det är en tidsbesparing. Man kan inte heller kräva av någon att få en sammanfattning av mötet om man väljer att inte vara med – förutom de mötesanteckningar som alla får tillgång till.
FAQ
Tänk om ingen kommer?
Jättebra signal! Antingen så tycker människor inte att det är så viktigt, de prioriterar annat. Eller så har inbjudan inte lyckats att kommunicera syftet med mötet och varför det är viktigt. Eller så är du den enda som tycker det är viktigt. Och då kan man ju fråga sig varför det är så? Om man har obligatoriska möten så missar man de signalerna.
Vad gör man om inte rätt personer kommer?
Det är precis det som är grejen. Det är rätt personer som dyker upp, nämligen de som är intresserade. Det gör också att du hittar personer som du annars skulle ha missat.
Men kommer inte folk ändå, bara för att man är van vid att man måste?
Jo, så är det. Men i och med att de är där frivilligt så händer någonting. De har själva valt att sitta där. Det är en process. I början kommer folk för att de är vana och vill visa sitt engagemang. Eller för inte missa nåt. Men efter ett tag så börjar de ta mer aktiva beslut och det är ingen stor sak att man avviker från ett möte när det övergår till saker som inte berör dem eller när de inte tycker att de själva bidrar. Det kan ta lite tid att komma dit men när man väl är där så frigörs mycket tid och motivation. Det sista kan vara lite otippat men är en effekt.
Även om du inte inför frivilliga möten – se till att det är struktur på de möten ni har. Berättar gärna mer – fallgropar att undvika och hur du kommer igång. Mejla mig (inger@konkret.nu) så kan vi höras om det. .
Det här är en text ur min bok "En bok om att lyckas med utveckling och innovation" . Den kommer i april. Tidsbrist är en orsak till att många utvecklingsprojekt fallerar eller inte ens kommer igång.